Инструменты для повышения продуктивности

Содержание:

Продуктивность — это ключ к успеху при ведении бизнеса. Под продуктивностью понимают стратегическое вложение в работу времени, интеллекта, энергии, ресурсов и возможностей, рассчитанное таким образом, чтобы приблизиться к нужной цели. Показатели продуктивности зависят от объема работы, каждого члена команды и применяемых инструментов.

Высокая продуктивность предполагает, что вы должны сначала определить неэффективные процессы в текущей бизнес-модели, а затем найти инструменты, которые могут это исправить. Внедрение инструментов, которые дают благоприятные результаты при невысокой стоимости, является самым действенным методом на пути к более эффективной работе.

Инструменты автоматизации меняют способ ведения проектов, позволяя компаниям всех видов производить больше с меньшими затратами. Продуктивность работы по большей части зависит от того, пользуется ли команда необходимыми инструментами для облегчения понимания своих задач и общей цели. К ним относятся различные программы, приложения и программные обеспечения. Первостепенные факторы продуктивности на рабочем месте, которые мы разберем:

  • диаграмма Ганта;
  • матрица Эйзенхауэра;
  • платформы для коммуникации.

Вас интересует повышение вашей личной продуктивности? Записывайтесь на курсы DevEducation.

Инструменты для повышения продуктивности

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта, обычно используемая в управлении проектами, является одной из самых популярных и полезных платформ для отображения задач или событий в зависимости от времени. Слева от диаграммы находится список действий, а вверху — подходящая шкала времени. Каждое действие представлено полосой; положение и длина полосы отражает дату начала, продолжительность и дату окончания действия. Это позволяет сразу увидеть:

  • какие есть различные виды деятельности;
  • когда каждое действие начинается и заканчивается;
  • как долго должно длиться каждое действие;
  • где задача пересекается с другими видами деятельности и насколько;
  • Дата начала и окончания всего проекта.

Базовый план графика диаграммы Ганта — это формальный документ, используемый для выполнения, мониторинга и контроля выполнения проекта. Членам проектной группы назначены рабочие пакеты в иерархической структуре работ. Соответствующие члены команды оценивают свои действия по рабочему пакету, используя дисциплинированный метод.

Фактическое выполнение графика сравнивается с запланированным для выявления отклонений. Особое внимание уделяется деятельности критического пути. Критический путь — это самый длинный путь в расписании, у него нулевое значение с плавающей запятой. Он называется критическим, потому что любая задержка в работе приводит к такой же задержке даты окончания проекта. Критический путь обычно окрашивается в красный цвет, когда изображается на диаграммах Ганта.

Если отклонение превышает установленный порог, команде проекта необходимо рассмотреть возможность принятия превентивных или корректирующих действий. Только в том случае, если эти действия не могут быть адекватно устранены с помощью этих действий, команда проекта должна формально изменить базовый план.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод и система для упорядочивания действий.

Она интуитивно понятна и может использоваться в любой организации. Увеличение продуктивности — это не единственное, чего можно добиться с помощью этого метода. Он поможет устранить стресс и выгорание, а также значительно повысить личную успеваемость

Имея ясную цель, вы можете структурировать дела, которые вам нужно сделать, таким образом, чтобы обеспечить максимальную производительность с помощью матрицы Эйзенхауэра. Она обеспечивает расстановку приоритетов, чтобы научиться работать с задачами разной степени важности.

Инструменты для повышения продуктивности

Матрица Эйзенхауэра представляет собой график два на два, где можно построить ряд действий. Действия являются фундаментальной единицей матрицы Эйзенхауэра, они представляют задачи, обязанности или действия. На графике есть две оси:

  1. Срочность — насколько срочно необходимо завершить действие.
  2. Важность — насколько важна деятельность для человека и заинтересованных сторон.

Определение срочности и важности должно быть адаптировано в зависимости от человека и цели. Эти оси пересекаются, образуя четыре квадрата:

  • Срочно/важно — делать сейчас;
  • Не срочно/важно — составить расписание;
  • Срочно/не важно — делегирование обязанностей;
  • Не срочно/не важно — исключение, отвлекающие факторы.

Самая сложная часть Матрицы Эйзенхауэра заключается в том, что вы должны лично определить две оси. В конечном итоге они носят субъективный характер, и, если вы не определили их конкретно, другие предубеждения могут исказить то, где на самом деле следует размещать действия.

Платформы для коммуникации

Существует огромное количество сервисов для налаживания коммуникации между коллегами по работе. Разберем несколько из них.

Slack. Инструмент коммуникации на рабочем месте, который позволяет коллегам по команде общаться на важные темы. В Slack есть множество функций, таких как интегрированный обмен файлами, обмен мгновенными сообщениями, видео и телефонные звонки, а также совместное использование экрана.

Slack предоставляет командам центр, который они могут использовать для общения, мозгового штурма и совместного использования ресурсов. Вы даже можете использовать инструмент автоматизации Slack, известный как «Slackbot», чтобы напоминать товарищам по команде о ежедневных встречах, запрашивать обновления или связываться с коллегами.

Trello. Инструмент повышения производительности в виде доски, который помогает более эффективно управлять проектами и совместно работать над ними. Важный элемент скрывается в дизайне досок, которые можно классифицировать, помечать и даже настраивать с помощью пользовательских цветов, чтобы вы всегда знали, каким задачам отдать приоритет.

Платформа довольно популярна среди сообществ разработчиков, которые постоянно работают над улучшением своего программного обеспечения. Наличие цветных досок помогает разработчикам определить, какие задачи наиболее важны для выполнения, а также позволяет помечать задачи, которые уже выполнены, и управлять ими.

Присоединяйся к DevEducation — стань востребованным специалистом и построй карьеру в IT!