Правила ведения деловой переписки на английском

Содержание:

Благодаря электронным сообщениям, люди по всему миру получают возможность оперативного обмена данными на большом расстоянии. Скорость передачи данных от небольшого до крупного объема информации составляет десятки секунд. Таким образом, на сегодняшний день это наиболее удобный формат передачи данных, сведений, документов. Даже телефонный разговор уступает: у электронных писем есть значительное преимущество, они сохраняют информацию на серверах и в любой момент можно предоставить подтверждение слов с помощью сохраненной переписки. Электронная переписка – это удобно, популярно и распространено, это обеспечивает безопасность и защиту персональных данных и высказываний. Исходя из этих фактов, можно прийти к выводу, что ведение электронной переписки нуждается в ответственном и основательном подходе.

Все усложняется, если возникает необходимость ведения переписки с иностранными коллегами (партнерами, заказчиками, подрядчиками). На сегодняшний день, английский язык – это признанный язык коммуникации между разными странами, его необходимо знать как секретарям, сотрудникам, ведущим коммуникацию с разными партнерами, так и более узкопрофильным специалистам. Ну а деловая переписка на английском – это и вовсе то, что необходимо изучать каждому начинающему специалисту еще в процессе получения первой квалификации. В данном обзоре мы проанализируем, как вести переписку на английском языке, какие существуют правила грамотного построения коммуникации и как получить желаемое в бизнесе через общение в email-переписке.

Как формировать коммуникацию в переписке на английском

Более сложный формат – это когда английский также не является родным для вашего собеседника. Здесь могут наложиться как ваши ошибки и осечки в неродном языке, так и при ответе можно получить фразы, которые сложно будет расшифровать. Чтобы этого избежать, необходимо изучать международный этикет, рассказывающий, как правильно вести переписку на английском, какими словами и фразами пользоваться в тех или иных целях.

Мы выделили несколько правил, которые помогут вам в организации переписки на английском с вашими иностранными партнерами. Используйте следующие правила деловой переписки:

  1. Точно сформулируйте тему письма (Subject). Международное агентство Radicati Group провело исследование, согласно которому выяснилось, что бизнес-компаниям ежедневно приходит примерно 80 электронных писем. Чтобы ваше письмо было принято во внимание и открыто, необходимо составить емкий и содержательный заголовок. Задача автора письма – сделать заголовок лаконичным и полностью отражающим суть того, о чем говорится в теле письма.
  2. Приветствуйте вашего собеседника в профессиональном формате, избегая общих фраз и дружеских сленговых приветствий. Отклоните слова по типу “Hey”, “Yo” и в таком же стиле. Вместо них уместным будет применить в деловой переписке “Dear”, “Good afternoon” и другие.
  3. Используйте так называемые opening lines вначале письма. В первом письме корректно будет сослаться на прошлую переписку, объяснить, откуда у вас данные этого адресата и с какой целью вы пишете ему на почту. В этом поможет ряд фраз. К примеру, “We are writing to you…”, “To inform you that…”, “To confirm…”, “To request…”, “To enquire…”, “To inform…”.
  4. Обязательно перечитывайте и перепроверяйте себя после составления письма. Любая опечатка и случайная ошибка может отрицательно сказаться на представлении о вас собеседника, и даже на репутации всей компании.
  5. При необходимости добавить в ход переписки нового собеседника, следует коротко ввести его в курс дела, ознакомив с предысторией темы. У собеседника может просто не быть времени и возможностей перечитывания всей прошлой переписки, а краткие тезисы и запросы покажут уважение времени и серьезные намерения у вас как у собеседника и ответственного партнера.
  6. Если вы действительно заинтересованы в данной переписке, необходимо следить за тем, чтобы входящие письма от этого адресата получали ответы. Даже если на текущий момент нет времени на исследование темы и детальный ответ, отпишитесь о получении письма и о том, когда приблизительно ждать ответа.
  7. Для акцентирования внимания некоторые применяют выделение фраз красным цветом. Не прибегайте к этой мере: психологически красный цвет ассоциируется у человека с опасностью и провоцирует на отрицательную реакцию. Чтобы выделить особенно какую-то фразу или абзац, применяйте специальные слова. К примеру, “please pay attention”, “I would like to underline”, “please note”, “I would like to draw your attention”.

Особенности ведения переписки на английском

Многие специалисты не уделяют достаточного внимания изучению деловой переписки с иностранными партнерами. На практике, не у всех получается сформировать качественное письмо бизнес-партнерам даже на родном языке. С помощью этой статьи оценим стили коммуникации, которые работают в деловом английском.

Условно стили коммуникации разделяют на 3 вида:

  • Нейтральный;
  • Формальный;
  • Неформальный.

До недавнего времени деловая переписка на английском по большей части велась с использованием формальной коммуникации. Но на сегодняшний день мы можем фиксировать некоторую смену тенденций: можно встретить нейтральный вид ведения коммуникации в деловой сфере. А в некоторых случаях уместным может быть также и неформальный вид переписки (если позволяет корпоративная культура компании). Основным отличием этих форматов ведения переписки является длина фраз и сложность используемой собеседником лексики. Как правило, чем более длинным и сложным будет предложение, тем большая дистанция между собеседниками и уровень формальности.

На что ориентироваться, подбирая стиль коммуникации для вашей деловой переписки? Воспользуйтесь “принципом безопасности”: вначале переписки с новым собеседником руководствуйтесь формальным типом ведения общения. Какие характеристики у формального общения в переписке:

  • Не использовать любые сокращения. Даже простые по типу: i’m – I am, I’d – I would и другие.
  • Применение языковых конструкций нейтрального типа. Следует отказаться или минимизировать использование различных эпитетов, художественных приемов, слов, имеющих эмоциональную окраску. Неприемлемо в формальной переписке также использование жаргонной лексики, эмодзи, акронимов и т.п.
  • Прибегайте к использованию четких однозначных формулировок, которые невозможно по-разному трактовать. Отправляя деловое электронное письмо, перечитайте его текст и задайтесь контрольным вопросом: “Будет ли понятно собеседнику все то, что написано в теле и заголовке письма?”. Если в какой-то из частей текста возникают вопросы или сомнения, упростите или измените эти фразы.

Если же компания, корпоративная этика и стиль поощряют или даже приветствуют использование (полностью или частично) нейтральный или неформальный тип ведения переписки с коллегами, партнерами, заказчиками или подрядчиками, различные эмодзи, жаргонные слова и вспомогательные фразы могут стать хорошим инструментом для построения доверительного общения. К примеру, существуют компании, в которых каждый сотрудник может придумать себе никнейм, и общение внутри коллектива происходит с использованием этих созданных имен.

Чем отличается переписка с иностранцами

Организовывая переписку с иностранными коллегами, очень важным фактором является учитывание различных культурных особенностей и правил собеседников. К примеру, при ведении деловой переписки в странах бывшего СНГ характерно отсутствие длинного вступления и формального объяснения. Собеседник, как правило, практически сразу начинает объяснять суть письма и раскрывает проблему. Это – один из показателей уважения времени человека и потребности решать вопросы максимально оперативно.

А вот когда вам необходимо сформировать переписку с британскими коллегами, формальность и вступление являются особенно важными. Используйте мягкость, будьте осторожными в применении различных фраз, поддавайте сомнению ваше заявление о неправильности предоставления данных.

Несколько правил организации бизнес-переписки на английском языке:

  • Применение длинных и сложноподчиненных предложений в формальном виде переписки является нормой. Однако старайтесь в одну фразу вкладывать до 25 слов. По данным университета Кембриджа, это оптимальное количество слов для лучшего восприятия информации.
  • В одном абзаце выкладывайте только одну мысль. Некоторые советуют расписывать в одном письме только одну мысль.
  • Не сокращайте слова и фразы в деловой переписке.
  • Применяйте нейтральную лексику, не усложненную эмоциональной окраской.
  • В теме письма указывайте суть и описание содержимого письма.
  • Не пренебрегайте персонализацией. В деловой коммуникации лучше использовать обращение от лица компании, представителем которой вы являетесь.

Также не следует злоупотреблять фразами в пометке письма в стиле “high priority”, если оно не является настолько срочным для ответа.

Правила ведения деловой переписки на английском

Что нужно знать, чтобы писать на английском

Чтобы уверенно и комфортно вести переписку на английском языке, изучите базовые знаний в грамматике. Достаточно будет обладания уровнем B1 (Intermediate): он открывает возможность получения знаний о порядке слов в построении предложения, базовых форм для глаголов, изучение модальных глаголов, форм времени в английском языке и другое. Перепроверяйте себя: если не уверены в том, что правильно построили предложение, обратитесь к специальным программам или коллегам, которые имеют более высокий уровень владения языком.

На курсах DevEducation вы можете повысить квалификацию, получить больше знаний в сфере IT, изучить новые языки программирования и найти интересную и перспективную работу.

Присоединяйся к DevEducation — стань востребованным специалистом и построй карьеру в IT!