Как формулировать задачи?

В этой короткой статье я хотел бы поделиться с вами своим видением и дать вам несколько лайфхаков по формулированию задач. Я всегда записываю даже самые мелкие и, казалось бы, простые задачи в телефон, это помогает сэкономить уйму времени, а главное — освобождает мозг от мелочевки, которая то и дело всплывает и иногда даже не дает уснуть. Это дает мне уверенность в том, что я не забуду что-то важное.

Начиная работать с задачами, мы сначала задаемся вопросом — «насколько они важные и срочные?», хотя, на мой взгляд, самый главный и первоочередный вопрос, который мы должны себе задавать, — «а мне понятно, что именно и как надо сделать?».

Дело в том, что когда выбор стоит между важным делом и срочным делом, мы интуитивно стремимся выбрать «понятное». Если наши срочные и важные дела сформулированы непонятно, то мы автоматически найдем что-то понятное и простое в другом месте. Увы так устроены большинство людей.

При этом мы ведь не стремится искалечить нашу жизнь и карьеру. Мы просто бросаемся разбираться с мелочью, так как в нашей картине мира — это самая правильная стратегия! По крайней мере, у меня интуитивно так.

Давайте подробнее разберем, почему так происходит? Когда мы видим сложную задачу, о чем мы думаем? «Если задача сложная — надо подумать. Подумать — значит, сосредоточиться. Сосредоточиться — значит, ничто не должно отвлекать. А что нас обычно отвлекает? Всякая мелочь, которая прилетает с разных сторон. Значит сделаю сначала мелочь, она не будет отвлекать, и я смогу сосредоточиться и разобраться со сложной задачей». Иными словами, мы не саботируем рабочий процесс, просто наши действия основаны на неверных предположениях — мелочи мало, мелочь может заканчиваться.

Переучиваться нам очень сложно и долго, если вообще возможно, поэтому я предлагаю подойти к проблеме с другой стороны. Давайте просто сделаем так, чтобы в списке задач была только мелочь. Как вам такая идея? Для этого важно формулировать задачи соответствующим образом.

Нам нужно подумать перед тем, как записать задачу в список, о том, чтобы в момент ее выполнения нам было проще делать, а не думать. Иными словами, мы тратим дополнительно немного времени в момент формулировки задачи, а в момент выполнения — экономим его. Часто происходит наоборот: задача впопыхах записана кое-как, а когда приходит время ее выполнять, — мы всячески увиливаем от выполнения, разбираясь с «мелочью», потому что как делать задачу — непонятно.

Правильная формулировка задач реально поможет вам и снизит необходимую подготовку к ее выполнению. От нее напрямую зависит качество и сроки выполнения задач. Поэтому иногда достаточно заменить один глагол в формулировке, чтобы задача сразу «выполнилась».

Как формулировать задачи?

Когда мы записываем задачу кое-как, то обычно говорим себе: «я так экономлю время, мне же все понятно». Но есть очень тонкий момент. Правильная формулировка задачи — это главный индикатор ее понимания. Если формулировка неправильная, не на 100% ясна, нам приходится задумываться.

В книге Максима Дорофеева «Джедайские техники» также упоминается проблема неправильно сформулированных задач. Он предлагает ряд критериев, которым должна соответствовать хорошо сформулированная задача:

  • Формулировка начинается с глагола в неопределенной форме. Логика следующая: у нас есть задача — значит, надо что-то сделать. Часть речи, описывающая действие, — глагол. Поэтому странно видеть список задач без единого глагола.
  • Задачу можно выполнить за 10-30 минут. Здесь, конечно, допускаются редкие исключения.
  • Формулировка задачи описывает ровно то, с чего надо начать делать задачу.

Давайте рассмотрим это на примере. Надеюсь, эти примеры будут полезны.

  • «Встретиться».Переформулировать более конкретно: «Предложить Васе встретиться в понедельник в 13:00».
  • «Узнать».Уточнить, как именно это сделать: «Написать Коле письмо с вопросом, почему произошло то-то и то-то».
  • «Найти время». Откройте календарь, найдите в нем ближайший свободныйслот. Что вы сделаете теперь, когда вы нашли время? Каким будет ваше следующее действие прямо сейчас? Позвонить и записаться?

И еще один приятный лайфхак напоследок.

Начинайте формулировать задачи с имени того человека, к кому планируете адресовать действие. Получается коротко и понятно. Например, вместо «Спросить у Максима о путевке» напишите: «Максим: Спросить о путевке».

P.S. Возможно, сначала это будет сложно, если вы не привыкли записывать задачи, а пытаетесь удержать все в голове, но мой подход даст возможность выполнять даже большие и сложные задачи с минимальной тратой сил и времени. Достаточно просто отколоть от них первый шаг, который можно выполнить с минимальными размышлениями, а потом остановиться и подумать, что делать дальше. Правильная формулировка задач и умение четко формулировать требования — это одни из многих важных софт-скиллов, которые вы сможете прокачать, придя на курсы в DevEducation.

Автор: Юрьев Иван, бывший студент DevEducation и сотрудник партнерской компании.